O que é Managed Print Services?
Managed Print Services, ou MPS, é um serviço terceirizado que visa otimizar e gerenciar o ambiente de impressão de uma empresa. Com o MPS, uma organização pode contar com uma equipe especializada para cuidar de todas as etapas do processo de impressão, desde a aquisição dos equipamentos até o suporte técnico.
Benefícios do Managed Print Services
A implementação do Managed Print Services traz uma série de benefícios para as empresas. Um dos principais é a redução de custos. Com o MPS, é possível eliminar gastos desnecessários com equipamentos, suprimentos e manutenção, além de evitar desperdícios de papel e energia.
Além disso, o MPS também contribui para aumentar a produtividade dos colaboradores. Com um ambiente de impressão mais eficiente e confiável, os funcionários podem realizar suas tarefas de forma mais ágil e sem interrupções.
Outro benefício do MPS é a melhoria da segurança da informação. Com a implementação de políticas de impressão e o monitoramento constante dos equipamentos, é possível reduzir os riscos de vazamento de dados e garantir a conformidade com as regulamentações de proteção de dados.
Como funciona o Managed Print Services?
O Managed Print Services funciona através de um processo estruturado, que envolve diferentes etapas. Primeiramente, é realizada uma análise detalhada do ambiente de impressão da empresa, identificando os equipamentos existentes, o volume de impressão e as necessidades específicas de cada setor.
Com base nessa análise, é elaborado um plano de ação personalizado, que inclui a substituição ou atualização dos equipamentos, a definição de políticas de impressão, o monitoramento remoto dos dispositivos e a manutenção preventiva.
Quais são os serviços oferecidos pelo Managed Print Services?
O Managed Print Services oferece uma ampla gama de serviços para atender às necessidades das empresas. Entre os principais serviços estão:
– Aquisição e substituição de equipamentos: o MPS realiza a análise das necessidades da empresa e recomenda os equipamentos mais adequados, além de realizar a substituição dos dispositivos antigos;
– Monitoramento e gerenciamento remoto: o MPS monitora constantemente os equipamentos de impressão, identificando problemas e realizando manutenções preventivas;
– Fornecimento de suprimentos: o MPS é responsável por fornecer os suprimentos necessários para o funcionamento dos equipamentos, como toners e cartuchos;
– Suporte técnico: o MPS oferece suporte técnico especializado, garantindo a resolução rápida de problemas e minimizando o tempo de inatividade dos equipamentos;
– Gestão de documentos: o MPS também pode auxiliar na gestão de documentos, oferecendo soluções de digitalização, armazenamento e recuperação de informações;
– Relatórios e análises: o MPS fornece relatórios detalhados sobre o uso dos equipamentos, permitindo que a empresa tenha uma visão clara dos custos e do desempenho da impressão.
Por que contratar um Managed Print Services?
A contratação de um Managed Print Services traz uma série de vantagens para as empresas. Além dos benefícios já mencionados, como a redução de custos e o aumento da produtividade, o MPS também permite que a empresa foque em suas atividades principais, deixando a gestão do ambiente de impressão nas mãos de especialistas.
Além disso, o MPS também oferece um suporte técnico especializado, garantindo a resolução rápida de problemas e minimizando o tempo de inatividade dos equipamentos. Isso significa menos interrupções no fluxo de trabalho e maior satisfação dos colaboradores.
Conclusão
O Managed Print Services é uma solução completa para a gestão do ambiente de impressão de uma empresa. Com o MPS, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade, melhorar a segurança da informação e contar com um suporte técnico especializado. Portanto, contratar um Managed Print Services é uma decisão estratégica que pode trazer grandes benefícios para as empresas.